社内のミーティングでリーダーがやるべきこと

どうも、中村です！
今日は「社内のミーティングでリーダーがやるべきこと」というテーマについてお話ししたいと思います。

週に一度、もしくは月に一度、必ず社内ミーティングの場が設けられているかと思います。
そしてチーム内のリーダーはできるだけその時間を有意義なものしたいと考えているはずです。

役職を与えられ、責任が増せば増すほど企業利益に対する意識が強くなりよね。
社内ミーティングが有意義でないものになってしまった場合、
その時間は企業にとって間違いなく損失です。

ちなみにどこかの記事で見たのですが、
年間15%の人件費が会議やミーティングに使われているそうです。
衝撃ですよね。

「短時間でかつ有意義なミーティングにする！」
その意気込みや焦る気持ちはよく理解できますが、
その気持ちが空回りしてしまっている場面をよく目にします。

なので今日は、リーダーがついついやってしまいがちな会議やミーティングでの失敗例や
意識していただきたいことついて書いていきたいと思います。

※あくまでこれは僕自身の個人の見解によるものです。
また、会議の議題や目的によって適さない場合もあります。

答えにたどり着くまでの
プロセスに価値がある。

社内ミーティングの場で陥りがちななのが、
論点が定まらずそれぞれが言いたいことを発言し、
「結論にたどり付かないままミーティングが終了してしまう。」です。
こんな経験ありませんか？

この様なミーティングは本当に意味がないと思っていて、
ただ人件費を無駄にしているだけの状態だと思います。

もしその様な状態のミーティングが何度も続いた場合、
リーダーが次回のミーティングでとってしまう行動は、
「最適解に近い結論をミーティング開始直後に発してしまう」です。

焦りやもどかしい気持ちを抑えられず、ついやってしまいますよね。
ですがこれはスタッフの考える力を養ったり、
皆で力を合わせようとする機会を奪ってしまっているということです。

さらにはスタッフがその結論に対して
「自分ごととして捉えられない」なんて状態にもなりかねません。

リーダーの重要な役割として
「後輩を育成すること」「チームを円滑に動かすこと」があるはずです。

せっかくの機会が勿体無いですよね。

リーダーがとるべき行動とは？

リーダーがやるべきことは一つです。
それは「一番最後に発言する」です。

自分が持っている結論は最後まで言うべきではありません。
周りの意見を聞いているうちに新たな発見もあるかもしれないですし。

ミーティング中はできるだけ広い視野を持って
誰がどの様な発言をしているのかを観察したり、
発言できていない人に話を振ってみたり、
最適解に導く様な質問を投げかけたりなどをするべきだと思います。

また、ミーティングのゴールに対して論点が逸れていたら
軌道修正を行ったりすることも大切です。

時にはトップダウンでも良い

長い時間をかけて議論を行ったが、結論に至らないことはあると思います。
そんな時は仕方ありません！トップダウンです。

会議やミーティングの目的を忘れてはなりません。
課題に対する何かしらの解決策が出て、
解決策を確実に実行するためのアクションプランが具体的に構築されることが目的ですよね。

なのでその目的のためなら最終的にトップダウンという手段を使うのもアリだと思います。
トップダウンと聞くと少し印象が悪いですが、
内容や伝え方を間違わなければうまく使い分けても良いと僕は思っています。

トップダウンを行う際抑えていただきたいのが、
トップダウンの内容が企業理念やビジョンに沿ったものでなければなりません。

でないと言っていることとやろうとしていることに矛盾が生じ、誰も納得できないはずです。

企業理念やビジョンに沿った決断に加え、こんな感じでお願いをされたらどうでしょうか。
「これまでの議論で最適解への多くのヒントを得ることができました。ありがとうございます。ここで決断させてください！〇〇の方向で行かせてくれ！」

僕だったら迷わず納得し、力になりたい！と思ってしまいます。

皆さんはどうでしょうか。

まとめ

社内ミーティングの場はやり方さえ間違えなければ、十分な教育の場となります。
そしてチームワークやモチベーションを高められる場としても有効的です。

是非、参加者全員で答えに辿り着くまでのプロセスを大事にしていただき、
スタッフの成長、チームワーク・モチベーション向上に繋げていただきたいと思います。

そしてどうしても答えが出ない時は、
・感謝と敬意
・強い意志
・企業理念やビジョン
などがしっかり示されたトップダウンを行うのが良いのではないかと思います。

貴重な時間を使って定期的に行っている社内ミーティング。
せっかくならより良いものにしていきたいですよね。

それではまた！