ファシリテーションで有意義な会議を

ブランディングディレクターの萩原です。
今日は「ファシリテーションで有意義な会議を」というテーマでお話したいと思います。

昨日は、会議やミーティングを有意義な時間にするために、論点を見失わない様にしていきましょう！というお話をさせていただきました。
ただ、あれこれ意見を出し合って様々な情報が耳に入ってくると、論点から逸れていってしまうことは避けられないのではないかと思います。

そんな時に重要になってくるのが、ファシリテーターの存在です。

ファシリテーターというと、「会議の司会進行をする人」というイメージが強いかと思いますが、実はそうではありません。
そうではないというか、それは役割の一部に過ぎないということです。

そもそもファシリテーションの元々の意味は「プロセスや活動を容易にすること」です。
会議やミーティングなどの集団活動を容易にするために、議論を仕切る人がファシリテーターなので、司会進行という立場ではなくてもファシリテーションを行うことは可能だったりします。

ここで、ファシリテーションを行うことによってのメリットをあげたみたいと思います。
・会議の時間短縮→論点が逸れることなくスムーズに話が進む。
・今後の具体的なアクションプランが立てられる。(5W2H)
・生産性向上
・納得できる合意形成
・参加者のモチベーション向上
・意見交換が活発になる。
・革新的なアイディアの創出
などです。

ファシリテーションを行える人がいるだけで、個人では実現できない成果を出せる様になります。
「会議時間が長いのにも関わらず、何も結論が出なかった。。。」という状況に陥らないためにも、ファシリテーターは会議やミーティングの場に間違いなく必要です。
大体の会議が上記二つ目の「具体的なアクションプラン」が立てられずに終了してしまいます。
会議では、今後のやるべきことを決めて、やるべきことを「誰がいつまでに行うのか」まで決めておかなければなりません。
やるべきことのみ決めただけでは、その後、誰も動かないですよね。

そして、ファシリテーターが会議やミーティングでやることとしては、
・会議の終了条件を設定し共有する。→論点を見失わない様に。
・時間割を設定し共有する。→これは場合によっては不要です。目的はその会議でゴールにたどり着くことです。
・ホワイトボードなどにメモを取る。→要点を整理したり、意見を可視化させることで話し合いが円滑に進む。
・会議で決まったことを最後に確認する。→結局この会議で何が決まったのかを再確認することで、実行にうつされる。
などです。

その他に重要となってくるのが、皆が意見を出しやすい雰囲気づくりをしたり、意見を引き出す様な質問をすることもめちゃくちゃ重要です。
ここは場数やスキルが必要となってくるかと思います。

今はVUCA時代（予測不能な状態）に突入しています。
誰もが明確な答えを持っていないですし、一人の力では出せる成果も出せなかったりします。
せっかく多くの参加者の時間を割いてミーティングが開かれているので、皆の力で前に突き進んでいくために、少しでも時間を無駄にせず、有意義な会議やミーティングにしていくべきだと思います。

ちなみに、ブランディングワークショップでのブランドマネージャーはファシリテーションが主な役割です。
皆で良いコンセプトを作っていくためには、やはりここでもファシリテーションは必須です。

会議やミーティングの本来の目的は「未来に向けて、建設的な意思決定をすること」だと思います。
会社の未来や社会の未来のために、一分一秒も無駄にならないようなミーティングにしていきたいものです。

それではまた！